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Warum Prozesse nicht ausreichen um Modularisierung nachhaltig zu verankern

In diesem Blogartikel erläutert Gastautor Jan Hoekzema vom Chair for Organizational Studies der Universität Hamburg, wie uns die moderne 'Practice Forschung' neue und vielversprechende Ansätze liefert, um die Modularisierung erfolgreich in ihrem Unternehmen zu etablieren und warum standardisierte Produktentwicklungsprozesse in komplexen Umwelten nicht das Mittel zum Zweck sind.

Die Herausforderung: Modularisierung in der Organisation nachhaltig verankern

Täglich sind Unternehmen mit einer sich schnell verändernden und hoch komplexen Umwelt konfrontiert. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern ist Modularisierung als Mittel zur Komplexitätsreduktion für viele produzierende Unternehmen essenziell. Eine der größten Herausforderungen im Bereich der Modularisierung ist jedoch die nachhaltige Implementierung der modularen Produktentwicklung in  der Organisation.

Klassische und weit verbreitete Ansätze, wie die Verankerung durch standardisierte Prozesse, bringen hierbei nur einen geringen Nutzen, im Gegenteil: Je komplexer das Produkt und die Umwelt Ihrer Organisation, desto weniger wird Ihnen eine prozessuale Verankerung im Entwicklungsprozess bei der nachhaltigen Implementierung Ihrer Modularisierungsstrategie helfen.

Das Resultat sind häufig nur unrealistische Prozesstapeten, die reale Arbeitsabläufe noch zusätzlich erschweren.

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Der Klassische Ansatz: Prozessuale Verankerung

Ist Ihr modularer Baukasten fertig entwickelt, müssen Sie sicherstellen, dass die gelernten Vorgehensweisen und Methoden zur modularen Produktentwicklung nachhaltig von Ihrer Organisation gelebt werden können. D.h. die Vorgehensweise muss in der Organisation so etabliert werden, dass sowohl alte als auch neue Mitarbeiter Ihren Baukasten am Leben halten und eine zukünftige Modularisierung neuer Produktfamilien auch ohne externe Unternehmensberatung durchgeführt werden kann.

Auf Konferenzen oder von sogenannten Experten wird die prozessuale Verankerung der Modularisierung häufig als ein Erfolgsfaktor genannt. Auch klassische Ansätze empfehlen standardisierte Prozesse im Umgang mit komplexen Herausforderungen wie der Modularisierung von Produkten.

Prozessschritte werden hier vorab definiert und sollen besonders bei sich wiederholenden Ereignissen zu nachhaltigen, effizienten Arbeitsabläufen führen. Da ein Unternehmen über eine Vielzahl von Prozessen verfügt wird empfohlen die Schnittstellen möglichst genau vorzudefinieren, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen.

Die daraus resultierende „Prozesstapete“ soll dann als vereinfachtes und kontrollierbares Handlungsmuster dienen, welches die Implementierung der Vorgehensweise für die Entwicklung eines Modularen Baukastens sicherstellt. Dies gelingt jedoch häufig nicht so wie in den Prozessbeschreibungen vorgesehen, vielmehr zeigen sowohl die Forschung, als auch die Unternehmensrealität, dass dieses Vorgehen eher zu Workarounds, als zum tatsächlichen „Leben der Prozesse“ führt.

Die Realität: Prozessabweichungen sind der Standard

Das traditionelle Verständnis von Prozessen als genau planbar, sich wiederholend und genau vordefinierbar ist von der Forschung schon lange widerlegt  (siehe z.B. Designing routines: On the folly of designing artifacts, while hoping for patterns of action. Information and organization, Pentland/Feldmann 2008).  

Vielmehr führen generische Prozesse häufig dazu, dass die Mitarbeiter in Situationen gebracht werden, in denen sie vom Standard abweichen müssen, um den Unternehmenserfolg zu sichern. Die so genannte Practice Foschung gibt hierzu interessante Einblicke, die wir exemplarisch mit Ihnen teilen möchten:

Ineffiziente Prozesse

Häufig sind Prozessbeschreibungen veraltet und unrealistisch. Einige Mitarbeiter sind näher am Geschehen und sehen Potentiale zur Beschleunigung und Verbesserung. Daher entscheiden sie sich möglicherweise dazu den Prozess zu umgehen oder ihn zu adaptieren. Was zunächst wie ein Regelverstoß aussieht verhindert eventuell eine Lähmung des Unternehmens und kann wichtig für sein weiteres Bestehen sein.

Im Kontext der Modularisierung kommt hinzu, dass es unheimlich schwierig ist, eine detaillierte Vorgehensweise für alle Bereiche des Produktes exakt vorherzusagen. So unterscheiden sich die mechanischen Bauteile stark von Automatisierungsbaugruppen oder Software. Dies hat nicht selten auch einen Einfluss auf die Vorgehensweise.

Unerwartete Ereignisse

In komplexen Umwelten kommt es immer wieder zu unvorhersehbaren Situationen. Hier kann eine zu hohe Regelungs- und Prozessdichte sehr schädlich sein, da sie flexible Reaktionen nicht zulässt. Vielmehr sollte hier auf ein offenes und agiles Prozessdesign, sowie Selbstorganisation und informelle Koordination gesetzt werden. Nur so kann die Organisation resiliente Arbeitsabläufe schaffen.

Der Standard passt nicht auf jede Situation

In der Realität passt der vorgegebene Standard häufig nicht auf die aktuelle Herausforderung und Problemstellung. Auch wenn in manchen Situationen (z.B. Zertifizierung) eine genaue Dokumentation sicherlich unumgänglich ist, muss im Großen und Ganzen eine realistischere und praxisorientiertere Form des Prozessmanagements gefunden werden. Die Mitarbeiter müssen und sollten, wenn nötig, improvisieren und somit der Unplanbarkeit entgegentreten.

Im Kontext der Modularisierung heißt das, dass Ihre Mitarbeiter die Grundprinzipien der modularen Produktentwicklung verstehen müssen, um diese auch im Rahmen von unerwarteten Ereignissen auf Ihre Produkte anwenden zu können. Und dieses Verständnis und das 'Anwenden können' erreichen Sie nicht durch eine detaillierte Prozessbeschreibung.

Die folgende Grafik stellt die Bandbreite der Herausforderungen dar. Statische Prozesse eignen sich nur für einfache Herausforderungen mit hoher Planungssicherheit. Komplexe Herausforderungen bedürfen anderer Fähigkeiten.

Modularisierung-Prozesse

Unser Ansatz: Ganzheitliche und Praxisorientierte Verankerung statt Generischer Prozesse

Unternehmen, die sich für Modularisierung entscheiden sind nicht nur mit einer komplexen und dynamischen Umwelt konfrontiert, sondern betreten auch im Bereich der Modularisierung meist Neuland. Häufig wird versucht dieser Herausforderung mit strikten Vorgaben entgegen zu wirken.

Teilweise werden hier jedoch viel Geld und Arbeitskraft in Aufwände gesteckt, die in der Realität wenig bis keinen Nutzen haben, da ein Konflikt zwischen unrealistischen Vorgaben und eigentlich sinnvollen Praktiken besteht. Entsprechend führen standardisierte Prozesse häufig zu Frustration und bringen nicht den gewünschten Effekt. Im Kern passt die vorgegebene Schablone einfach nicht zur Realität.

Im Einklang mit neuesten Forschungsergebnissen glauben wir daher an einen ganzheitlichen Ansatz, der die Unternehmensrealität widerspiegelt und die Komplexität, Informalität und Unterschiedlichkeit von Unternehmen mit einbezieht. Dies beginnt mit einem Umdenken beim Management und reicht bis zu den konkreten Praktiken der einzelnen Mitarbeiter.

Hierbei setzen wir nicht auf die Illusion der Planungssicherheit, sondern befähigen Unternehmen vielmehr mit Unsicherheit und Komplexität erfolgreich umzugehen. Dabei verzichten wir auf generische Ansätze und finden eine individuelle und maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen. Eine erfolgsversprechende Praktik aus der Praxis ist im Bereich der Modularisierung z.B. die 'Baugruppenververantwortung'.

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